Reunião com secretários municipais e representantes do Grupo Focal reforçou responsabilidades, boas práticas e os próximos passos para a adequação contínua à LGPD

Secretários municipais e representantes do Grupo Focal da LGPD participaram, no dia 31 de agosto, de um encontro de alinhamento, capacitação e conscientização sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Realizada no auditório da Prefeitura de Pinheiral, a reunião promoveu a troca de conhecimentos e orientações práticas, além de alinhar ações para tornar o uso das informações pessoais cada vez mais seguro e responsável na Administração Municipal.

A iniciativa integra as ações desenvolvidas pelo Município para avançar, de maneira planejada e progressiva, na adequação à legislação. O trabalho envolve a definição de responsabilidades, a capacitação dos servidores, a ampliação da transparência, o fortalecimento da segurança da informação e a revisão dos processos que utilizam dados pessoais.

Durante a apresentação, os participantes conheceram os principais conceitos da LGPD e a importância da legislação para a Administração Pública. Foi destacado que a lei não impede a utilização de dados pessoais pelo poder público, mas determina que o tratamento dessas informações ocorra de forma legítima, necessária, transparente, segura e relacionada às finalidades públicas.

Também foram apresentados os principais atores envolvidos no tratamento de dados: o titular, pessoa a quem as informações se referem; o controlador, responsável pelas decisões sobre o tratamento; o operador, que realiza o tratamento em nome do controlador; o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, responsável pela comunicação com os titulares e com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Outro ponto abordado foi a diferença entre dados pessoais comuns e dados pessoais sensíveis. Para facilitar a compreensão, foram utilizados exemplos presentes na rotina da Prefeitura, como nome, CPF, endereço, telefone, e-mail, matrícula funcional, localização, informações de saúde, biometria, origem racial ou étnica, convicções religiosas e opiniões políticas.

Os servidores foram orientados sobre a necessidade de avaliar a finalidade pública e a real necessidade de cada informação solicitada, além de garantir transparência aos cidadãos e segurança no armazenamento, no acesso e no compartilhamento dos dados. A capacitação também tratou do compartilhamento de informações com entidades privadas, das transferências de dados, dos relatórios de impacto, das possíveis violações à LGPD e das responsabilidades institucionais e funcionais relacionadas ao uso inadequado das informações.

Boas práticas no ambiente de trabalho

Uma parte da reunião foi dedicada aos cuidados que podem ser adotados pelos servidores no dia a dia. No ambiente digital, foram apresentadas orientações sobre e-mails, links, anexos, remetentes desconhecidos, arquivos executáveis, antivírus, criação e proteção de senhas, encerramento de sessões e autenticação em dois fatores.

No ambiente físico, as recomendações incluíram não deixar senhas anotadas em locais visíveis, evitar a exposição desnecessária de documentos, manter arquivos protegidos quando não estiverem em uso, retirar imediatamente impressões com informações pessoais e realizar o descarte seguro dos documentos, preferencialmente por meio de fragmentação.

Cenário dos municípios e etapas de adequação

Durante o encontro, também foi apresentado o panorama da auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro (TCE-RJ) sobre a adequação dos municípios à LGPD, mencionada na reunião como Acórdão nº 217.899-0/2024.

O levantamento apresentado avaliou 91 prefeituras e demonstrou que a maioria ainda se encontrava nos níveis iniciais de maturidade. O cenário reforça a necessidade de os municípios estruturarem formalmente suas ações, com plano de trabalho, nomeação do Encarregado, transparência no portal institucional, inventário de dados e participação de uma equipe multidisciplinar.

As etapas apresentadas para o processo de adequação incluem a estruturação da governança, a elaboração e execução de um plano de ação, o diagnóstico e mapeamento dos processos, as adequações técnicas e operacionais, a capacitação dos servidores e o monitoramento para melhoria contínua.

Grupo Focal atuará dentro das secretarias

A reunião também detalhou o papel do Grupo Focal de LGPD, que funcionará como braço operacional do processo de adequação dentro das secretarias municipais.

Os representantes deverão apoiar o mapeamento de processos, formulários e sistemas, auxiliar no preenchimento e na atualização do inventário de dados pessoais, identificar situações de risco, registrar informações e evidências, encaminhar dúvidas ao Grupo Estratégico e ao Encarregado, além de comunicar possíveis incidentes ou irregularidades.

O Grupo Focal também contribuirá para a identificação das finalidades e bases legais utilizadas no tratamento das informações e para a promoção de ações de conscientização entre os servidores.

Foi esclarecido que os representantes não assumirão sozinhos toda a responsabilidade pela adequação de suas secretarias. Nas áreas que trabalham com grande volume de informações pessoais ou dados sensíveis, a orientação é contar com apoio interno, por meio de servidores titulares, suplentes ou pequenas equipes.

Quiz tornou capacitação mais participativa

Além do conteúdo expositivo, a programação contou com um quiz interativo baseado em situações comuns do ambiente institucional. Os participantes responderam às perguntas e, após cada caso, as alternativas foram debatidas coletivamente.

A dinâmica permitiu que os servidores analisassem situações concretas, justificassem suas escolhas, identificassem riscos e compreendessem as condutas mais adequadas. As explicações foram conduzidas com base na LGPD e em materiais e orientações da ANPD e da Consultoria do Sebrae, tornando a capacitação mais participativa e facilitando a aplicação dos conhecimentos na rotina da Administração Municipal.

Município já desenvolve ações de adequação

Entre os avanços apresentados durante a reunião estão a elaboração e execução do Plano de Ação para adequação à LGPD; a nomeação do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais; a formação do Grupo Estratégico; a disponibilização de informações sobre a legislação no portal institucional; e a elaboração de uma versão da Política de Privacidade do site.

O Município também definiu o modelo de inventário de dados pessoais, constituiu o Grupo Focal com representantes das secretarias e iniciou o mapeamento dos processos e das atividades que envolvem o tratamento de informações pessoais.

A reunião ainda abriu espaço para ouvir os participantes e alinhar os próximos passos, especialmente o levantamento das atividades realizadas por cada secretaria e o fortalecimento da cultura de privacidade e segurança da informação entre os servidores.

A adequação à LGPD é um processo contínuo, que exige participação de todas as áreas, revisão permanente dos procedimentos e aperfeiçoamento das medidas adotadas. Com planejamento, capacitação e atuação integrada, Pinheiral avança na construção de uma Administração Pública mais segura, responsável e transparente no tratamento dos dados dos cidadãos.